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Office办公软件各种操作

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01 word
从会用电脑开始,Microsoft Office Word就是我们最常用的软件。靠着它,我们写论文、写方案、写情书、写故事…
但是,你真的懂Word吗?
其实,这个软件背后,还有一大批隐藏技能你不知道。掌握他们,你将开启新世界的大门。前方高能,小伙伴们请站稳扶好。
1. 妙用Alt键,键盘之王
Alt是单词“Alter”的缩写,意思为“改变”。
在Windows操作平台下,Alt键可谓是键盘之王。熟练运用该键,能极大提高工作效率。



<li data-track="16">按住Alt,可以选择文章的矩形块文档,然后Ctrl+C就可以复制,或你可直接修改这部分文字。


Alt键在Office里的秘密还远不止如此:
按住Alt键(或同时按住鼠标上的两个按钮)再拖动左右(上下)边距,可精确调整其值(在标尺上会显示具体值)。





用Shift+Alt+上(或下)方向键能够调整文档中段落的顺序,也可以调整Word表格中的行序。



此外,Alt+F8 可显示用于运行、编辑或删除宏的“宏”对话框。
2. F4键,Word里的大神器



很多人都不知道,其实F4键是Office中的大杀器!Office中的“F4” - 重复上一步操作。什么意思呢?



比如我输入abc,按一下F4, 就会自动再输入一遍abc;
比如我刚刚为某一段文本设置好字体、颜色、缩进、格式。选择另一段文本,再按F4,就自动把刚刚设置的动作再重复一遍,应用到现在新选择;
还可以干什么?做表格时候,“在下方添加新行”这样的命令,全部都可以用F4重复!



最后,F4在PowerPoint也是同样的,可以干好多事!
3. Ctrl加字母,快捷键闪瞎双眼
Word是当之无愧的文字编辑神器,一些快捷键可以让你分分钟变身文字达人。
其实,绝大多数的快捷键都是和Ctrl键有关的,Ctrl+C就是Copy,P就是Paste,B就是Bold,S就是Save…






<li data-track="51">最基本的快捷键,shift+上下左右。可以用键盘从当前光标位置选择文本。当然可以配合各种其他导航键,比如ctrl+上下左右,Home, End, PageUp/Down。此条对其他应用程序也有效!

  • 知道了如何用键盘选择,那接下来一定要知道F2的妙用!选择好一片文本之后,按F2,光标会自动变成虚线,让你可以不用按住鼠标左键拖动,而是用键盘的方式,将文本移动到任意位置!
<li data-track="54">如何快速放大缩小字体呢?Ctrl + Alt + < 就是缩小, Ctrl + Alt + > 就是放大,很直观吧!如果还想更详细的调整字体,Ctrl + D调出字体栏,配合Tab+Enter全键盘操作吧:)<li data-track="56">Ctrl + L 左对齐, Ctrl + R 右对齐, Ctrl + E 居中




<li data-track="59">Ctrl + F查找, Ctrl + H 替换。然后关于替换,里面又大有学问!巧用替换,可以帮你节省大把大把时间!
 

  • Ctrl + Z是撤销,那还原呢?就是Ctrl + Y,撤销上一步撤销!
 

  • Shift+F3,英文全部大写,英文全部小写,首字母大写切换。






 

  • Ctrl + Shift + C 粘贴格式,再用Ctrl + Shift + V将对应的格式粘贴到另一端文字里。
  • Ctrl+Shift+Home/End,选中光标前后的所有文本
  • 当插入点位于公式中某个函数名称的右边时,则会显示“函数参数”对话框。
  • Ctrl+B 应用或取消加粗格式设置,Ctrl+I 应用或取消倾斜格式设置
  • Ctrl+V 在插入点处插入剪贴板的内容,并替换任何选定内容。只有在剪切或复制了对象、文本或单元格内容后,才能使用此快捷键。
  • Ctrl+W 关闭选定的工作簿窗口。
  • Ctrl+Y 重复上一个命令或操作(如有可能)。
  • Ctrl+Z 使用“撤消”命令来撤消上一个命令或删除最后键入的条目。
  • 显示了自动更正智能标记时,按 Ctrl+Shift+Z 可使用“撤消”或“重复”命令撤消或恢复上一次自动更正操作。
 

  • WORD中输入三个等号然后回车,出来就是双横线






 

  • “显示/隐藏编辑标记”按钮,会显示段落标记和其他隐藏的格式符号
  • Ctrl+1 设置当前段落行距为1倍,Ctrl+2 设置当前段落行距为2倍,Ctrl+5 设置当前段落行距为1.5倍






 

  • 如何将PPT 的文字拷入WORD 里面:只要以.rtf 格式另存即可。
4. 巧用“文档比较”,解放你的双手


Word中的“审阅”功能大家可能都知道了。通过点击“修订”按钮,别人做的任何修改,都会留下痕迹。












如果对修改的内容无异议,即可选择“接受所有修订”,一键搞定。







然而很多时候对一份word文档进行多次修改,且很多人不善于使用“审阅”中的“修订”功能,导致文档被修改过很多次后想查找对哪些细节进行过修改比较麻烦。


当然word视图功能中有“并排查看”功能,但是比起“比较”功能还是逊色很多。


有一次审阅合同,对合同的很多处细节做了修改,修改的过程没有做任何标记,很多天后合同发给对方签署,对方要求将之前合同(word版)所有有过变动的地方都标记出来,以方便对方审核。


可是时间过去很久了,对方又要的急,所以就用到了“审阅”下的“比较”功能,很快的查找出了做过修改的各个细节,大大提升了工作效率。


这是“比较”功能的位置。







分别选择原文档和经过修改过的文档:







举一个简单的小例子,很快就检索出两份文档的任何区别:







5. 巧用“通配符”,Wildcard


有时候Word文档中有许多多余的空行需要删除,这个时候我们可以完全可以用“查找替换”来轻松解决。


打开“编辑”菜单中的“替换”对话框,把光标定位在“查找内容”输入框中,单击“高级”按钮,选择“特殊字符”中的“段落标记”两次,在输入框中会显示“^p^p”,然后在“替换为”输入框中用上面的方法插入一个“段落标记”(一个“^p”),再按下“全部替换”按钮。这样多余的空行就会被删除。







这个替换的意思就是,将所有空两行的地方,替换为空一行。





类似地,你还可以多种通配符交叉使用,比如将所有的分行(^p)替换为制表符(^t),如此一来,所有段落将变成一行,并且能直接粘贴进Excel的一行内,自动分为不同的列。


其他的通配符还有很多,可以使用通配符来搜索多个单词。


例如,使用星号 (*) 通配符来搜索字符串(例如,输入 s*d 会得出“sad”、“started”和“some other day”)。

 

  • 如何使用通配符查找文本?
 

  • 在“编辑”菜单上,指向“查找”,再单击“高级查找和替换”
  • 选中“使用通配符”复选框
  • 在“特殊”弹出菜单上,单击通配符,然后在“查找内容”框中键入任何附加文字
  • 单击“查找下一个”












注意选中上方的“Use wildcard”(使用通配符)。


下面是通配符全攻略,使用的时候查看即可:







还有这些…







掌握了这些通配符,几乎可以搜索查找替换word里任意条件的内容。


比如,找所有句子与句子之间只有一个空格的地方(两个空格为正常)。


输入:[^0148.][ ^s]{1}[A-Z^0147]







6. 双击分屏炫酷小技巧


双击Word中右上角的小横杠,轻松将页面分为两屏!


写文章时同时看前面的内容,完全无压力。







其实,小编觉得:Word里你会准确地设置字体段落页面,会用页眉页脚,会分节,打印之前知道预览,知道怎么用宏,会生成目录,你已经打败了超过90%的人。


以上这些技巧,能让你的工作更加高效、锦上添花!




02 Excel


Excel是Office三大神器当中最神秘、但也是最能提高你效率的工具了。而我们中的太多小伙伴,却一直把它当做是个“电子表格工具”。


今天和小编一起涨姿势,学会下面这些神技,你的Excel分分钟超过90%的同事!


还在把Excel仅仅当成一个画表格的工具?


图样图森破。


看看下面这张图。







它显示的是美国纽约曼哈顿的24小时人口活跃图。


分析公司DarkHorse Analytics 从美国劳工统计处获得数据,并制作了这张二十四小时会唿吸的地图,显示曼哈顿的工作与在宅人口。


利用条件格式与小方块,地图便在 Excel 上被视觉化了。每个 GIF 图的框架就是一张 Excel 的萤幕截图。


什么?你说这还是专业设计师的工作,你用不着?


那下面这些技巧,你一定用得着。


1. 10个快捷键 - 10 Shortcuts


(1)快速求和?用 “Alt + =”


Excel的函数功能非常强悍,求和应该是最常用到的函数之一了。只需要连续按下快捷键“alt”和“=”就可以求出一列数字的和。







(2)快速选定不连续的单元格


按下组合键“Shift+F8”,激活“添加选定”模式,此时工作表下方的状态栏中会显示出“添加到所选内容”字样,以后分别单击不连续的单元格或单元格区域即可选定,而不必按住Ctrl键不放。







(3)改变数字格式


Excel的快捷键并不是杂乱无章的,而是遵循了一定的逻辑。





比如你想快速改变数字的格式,比如<Ctrl+shift+4>就能立刻把数字加上美元符号,因为符号$和数字4共用了同一个键。







同理,“Ctrl+shift+5”能迅速把数字改成百分比(%)的形式。


(4)一键展现所有公式 “CTRL + `”


当你试图检查数据里有没有错误时,<CTRL + `>能够一键让数字背后的公式显示出来。







“`”键就在数字1键的左边:)


(5)双击实现快速应用函数


同一个函数就不用一个一个敲啦。当你设置好了第一行单元格的函数,只需要把光标移动到单元格的右下角,等到它变成一个小加号时,双击,公式就会被应用到这一列剩下的所有单元格里。







这是不是比用鼠标拖拉容易多了?!


(6)快速增加或删除一列


对于那些整天要和Excel打交道的人来说,这个窍门或许能为你节省一点时间。


当你想快速插入一列时,键入Ctrl + Shift + ‘=' (Shift + ‘='其实就是+号啦)就能在你所选中那列的左边插入一列,而Ctrl + ‘-‘(减号)就能删除你所选中的一列。







(7)快速调整列宽


想让Excel根据你的文字内容自动调整列宽?你只需要把鼠标移动到列首的右侧,双击一下就大功告成啦~







(8)双击格式刷


格式刷当然是一个伟大的工具。不过,你知道只要双击它,就可以把同一个格式“刷”给多个单元格么?







(9)在不同的工作表之间快速切换


在不同的工作表之间切换,不代表你的手真的要离开键盘(可以想象如果你学会了这些酷炫狂拽的快捷键,你根本不需要摸鼠标)。


“Ctrl + PgDn”可以切换到右边的工作表,反之,“Ctrl + PgUp”可以切换回左边。







呃,不过Mac用户似乎与这个快捷键无缘了……


(10)用F4锁定单元格


在Excel里根据函数填充数据的时候,有时候你希望你引用的单元格下拉时随之变化,也有时候你并不这么想。当你要“绝对引用”——也就是锁定单元格的时候,你必须在行列前加$符号。想手动去打这些美元符号?简直是疯了…


其实有一个简单的技巧,就是在你选定单元格之后,按F4键输入美元符号并锁定;如果你继续按F4,则会向后挨个循环:锁定单元格、锁定数字、锁定大写字母、解除锁定。







如果你觉得上面这些太基础,那么下面这些函数就专供进阶大神们享用了!


2. 10个让你“事半功倍”的函数,10 Formulas


函数(公式,Formula)是Excel区别于其他软件的神奇之处,然而我们中的太多人都把Excel用成了普通的表格工具。


(1)NETWORKDAYS和WORKDAY函数


如果你的老板问你,今天距离元旦还要工作多少天?


你难道真的要对着日历一天天去数、一月月去算吗?


太年轻。


Excel里的networkday 函数返回起始日期(start_date)和结束日期(end_date)之间完整的工作日数值。工作日不包括周末和专门指定的假期。


可以使用函数 NETWORKDAYS,根据某一特定时期内雇员的工作天数,计算其应计的报酬。





而如果你的老板有一天忽然开始思考未来,他抓住你,问你,从现在开始再工作1000天,是哪年哪月哪日?


别哭。


有这样的老板不是你的错。丢给他这个GIF图:





没错,这个函数返回的常常是个数字,不是Excel算错了,是你的数字格式有问题,按下Ctrl+Shift+3,就能显示日期啦!


(2)IF函数


If函数的意思就是“如果”啦,如果满足某个条件,就返回一个值,如果不满足,就返回另一个。


If函数的语法是这样的:

 
IF(logical_test, value_if_true, [value_if_false])


其中,logical_test 是要测试的条件。value_if_true是这个测试的结果为 TRUE 时,您希望返回的值。


比如,下面这个GDP表格里,小编根据数值是否高于500万来给对应的国家打上“poor”或“rich”的标签。







(3)SUMIF 函数


Sum的意思是“加和”,再加上“IF”,意思就是对范围中符合指定条件的值求和。例如,假设在含有数字的某一列中,需要对大于 1000000 的数值求和。请使用以下公式:







(4)Trim() 函数,处女座福音1


这个函数可以轻松把单元格内容里的空格去掉。例如=trim(A1),如果A1单元格里有空格,这个公式会只显示其中非空格的内容。







(5)Clean()函数,处女座福音2


Clean函数可以用来删除文本中不能打印的内容。其他应用程序或者其他格式的数据导入到Excel里,经常会有一些莫名其妙的乱码和字符。现在,只消一个神奇的Clean函数你的数据就立马变得干净整齐啦!


比如下面这个函数应用之后,莫名其妙的多行空格就不见了。







(6)SUBTOTAL函数


SUBTOTAL函数其实是个函数组,就是返回一个列表或数据库中的分类汇总情况。


SUBTOTAL函数可谓是全能王,可以对数据进行求平均值、计数、最大最小、相乘、标准差、求和、方差。


想算什么算什么有木有!







(7)SUMPRODUCT函数


这个函数的功能是在给定的几组数组中,将数组间对应的元素相乘,并返回乘积之和。


SUMPRODUCT函数的语法是:SUMPRODUCT(array1, [array2], [array3], ...) 其中Array1是必需的,其相应元素需要进行相乘并求和的第一个数组参数。Array2, array3……都是可选的。


比如,下面这个里面的函数目的就是把两组数字对应乘起来再加和。







(8)Text函数


Text函数能够将数值转化为自己想要的文本格式。


TEXT 函数还可以使用特殊格式字符串指定显示格式。要以可读性更高的格式显示数字,或要将数字与文本或符号合并时,此函数非常有用。


例如,假设单元格 C 中包含一组数字。要将此数字的格式设置为美元金额,而且保留两位小数,您可以使用下列公式:


=TEXT(C1,"$0.00") & "每小时"







Text函数的语法为:=text(value,format_text)。Value为数字值。Format_text为设置单元格格式中自己所要选用的文本格式。


(9)SMALL & LARGE 函数


SMALL函数可以用来找到一串数据中的第n小的值。例如SMALL(B2:B20,3)能够找到B2到B20的范围内第3小的数字。


同理,LARGE函数就是用来找最大值的啦。


看看下面这些国家里排名倒数第三的国家GDP是多少?







(10)INDEX+MATCH函数


INDEX+MATCH函数堪称是Excel里的神器,很多人甚至将这个函数的使用熟练程度作为判断其Excel掌握情况的标准!


这两个函数有些复杂,搬好小板凳,我们来慢慢说。


index(r,n)是一个索引函数,在区域r内,返回第n个单元格的值。


而 match(a,r,t)是一个匹配函数,t为0时,返回区域r内与a值精确匹配的单元格顺序位置;t为1时返回区域r内与a值最接近的单元格顺序位置(汉字通常按拼音字母比较,数字按值比较,数值符号按位值比较)。


通常可以将两个函数联合起来进行表间关联关系查询,通过match函数找到匹配单元位置号,再用这个位置号,通过index函数找到与匹配值对应的关联值。


还是不懂?


没关系。







现在小编得到这么一组零件的规格数字(不要问小编要零件做什么用,小编本来就是搬砖的,今天为了你们也是蛮拼的)。





……


这个表格还很长,估计有个……100行吧。意思就是,左侧的规格,对应右侧的重量。


现在小编拿到一大堆这样的零件,经过千辛万苦,终于把这些零件的规格都搞清楚了,并且列出了下面组数字。


现在,老板忽然走过来:


小编,对,就是你!再对照表格,把每个零件的重量给我标记出来!







……


100多个你让小编一个一个填!那要是1000多个呢!?


小编想摔桌子,凭什么让我搬砖!


但是我忍住了。


因为小编早已看穿了一切。


我留了一手,Index+Match刚好配上用途!







通过在前面的那组数字中查找规格,我很快得出了对应的重量。


我们来看看到底怎么算的。

 
=INDEX($B$2:$B$100,MATCH(D2,$A$2:$A$100,0))


这个公式里,MATCH(D2,$A$2:$A$56,0)的意思是在A2到A100的区域里查找和D2(也就是你的零件)规格“严格匹配”的那一行,“0”的意思就是严格匹配。


找到这一行的数字之后。Index函数的功能就是在B2到B100的区域内找到这一行,并且返回相应的重量数字。


于是你的零件重量不就出来了?


之所以都加了“$”是为了让这个区域“绝对引用”,不管我怎么下拉,这个区域都是固定的。


老板满意了,小编也放心了。


还不会?


没关系,复制这里慢慢学:


https://support.office.com/zh-cn/article/使用-VVLOOKUP、INDEX-或-MATCH-查找值-7144ef3f-e322-4f95-9e96-f1d743270438


3. 其他神奇功能,Amazing facts


(1)你知道吗?Excel可以插入截图!


目前很多软件都提供截图插件,比如QQ和微信都有快捷键。但是有时候在用office编辑文档的时候需要截个图,那么这个技巧就是很方便的。


Office(包括word excel ppt)的插入选项卡下有一个“屏幕截图”选项,这几个字下面有一个小三角,点击小三角会出现一个“可用视窗”,点击“屏幕剪辑”,稍等2秒,等屏幕变模糊,就出现了十字形的截图光标,选择区域即可截图。


或者直接点击可用视窗下面的窗口(下图中有两个窗口),即可完成全屏截图)。







(2)条件格式让你的数据可视化起来


条件格式(Conditional formatting)是指当指定条件为真时,Excel自动应用于单元格的格式,例如,单元格底纹或字体颜色,或者给单元格前面加上一个红绿灯。







使用条件格式最大的好处就是可以为你突出显示你想要找的数据,如果再结合使用公式,条件格式就会变得更加有用。


例如,我想在以下数字中用显著的格式体现出各个国家的GDP情况。


你可以做成这样:







或这样:







以及这样:







很酷炫吧!


条件格式还可以和上面的函数共用,当满足某个条件时呈现某种格式。所有上面这些内容都是可以融汇贯通的。


为什么别人做事总比你快?这下明白了吧。如果你也学会这些神技,放眼望去,你的Excel已经超过90%的同事了。




03 PowerPoint


经常做PPT的人们,都会用这句话自嘲:Most people who make PowerPoint have no power and no point(大多数做PowerPoint的人既没有力量也没什么观点)。


今天来自清华大学的妹子就把自己精心珍藏的PPT制作宝典给我们投过来了。快来一起学习吧,把PPT变为你职场上的加分利器!


范潇晓,清华大学外文系2015届毕业生,曾任清华大学视觉中心组长,曾在花旗银行、China Daily和万博宣伟实习。


Office家族里,最“用户友好”的似乎就是PowerPoint了。







似乎隔壁老王都能随手做出几页。


但是,如果你把PPT做成这样:







或者这样:












有人说做PowerPoint的人既没有Power也没有Point?


一派胡言!做不出Power和Point只能怪你们自己做砸了PPT。




 
Power(在这里我们叫它“冲击力”)得益于精巧的排版、抓人的配色、合适的字体以及锦上添花的图片。


Point(在这里我们叫它“要点”)来源于得体的形式、你的想法、你表达的方式,以及各要素的组织形式。







下面我们就从这些方面来一个一个说说,如何做出高超的PPT吧!


1. 打开软件前…Think as a whole


在开始做PPT之前,你就要想清楚,你需要的最终呈现效果是怎么样的?是一丝不苟的学术分析?是抓人眼球的商业报告?还是可以充分夹杂各种私货的个人展示?


先把握结构和骨脉,才能丰满内容。












磨刀不误砍柴工。


比起打开PowerPoint胡乱拼凑几页,你更需要的是一个全局的想法。这要根据你的演讲流程走。





2. 珍爱生命,远离默认,No Built-In Theme


打开PPT时,不少人都会忍不住去点软件里默认的主题。但我要告诉你:珍爱生命,远离默认主题!


不知道MS默认主题做出来的PPT啥样?


喏,就是这样了▼







3. 只展示最核心信息 - Blah…blah..blah...







你不需要把所有的信息全部放在一页幻灯片上,你需要的是简明有力的标题和最吸引人的核心信息。


切忌把一整段话放在PPT上,你以为这可以在展示时帮到你,但照着念只会让听众觉得你是个傻帽。







在每一页幻灯片中,哪些是核心信息,哪些是次要信息,你应该用字体、字号和颜色等元素有效区分出来。







4. 排版,实用干货来了 - Layout


PPT排版的四大法则:

 

  • 对齐 alignment
  • 对比 contrast
  • 集中 assembly
  • 统一 coherence






 

  • 关于对齐


对齐有几种?相信你们都能给出正确答案。三种:左对齐,右对齐和居中对齐。


但你知道每种对齐方式都有什么优缺点么?(都在图里了)







巧妙运用各种对齐方法,你的文案能迅速散发出高大上的光环。









 

  • 关于差异对比


要么完全一样,要么完全不同。比如下图这两个文字块,每一个部分内部都是相同的,但两个部分之间是完全不同的。






 

  • 关于集中


要么靠的很近,要么离得很远。比如下面三首神曲的歌词,每一首歌曲内部排得都很近,而不同歌曲之间保持一定的距离。






 

  • 关于统一


让你不用模板,但你也别每页都换一种style。







勤俭节约的精神就不用发扬到做PPT上了。注意!你有的是空间!有的是版面!不要费尽心机地把每一页幻灯片都填满。


更不要故意调大字体 :)







5. 配色 - Color


你以为只有东北大妈才能hold住红配绿么?







并不是!如果控制好色相、亮度和饱和度,红配绿也能配出时尚范儿!










什么?你说你有21世纪新绝症——直男癌?!


好吧,那就记住这条傻瓜口诀:一页幻灯片不要出现三种以上的颜色。





一些我觉得好用的配色方案:

 

  • 经典——黑白灰
  • 酷炫——黄黑 红黑
  • 和谐——深色配浅色
  • 活泼——酸橙配果绿
  • 沉稳——深蓝配浅蓝
  • 现代——黄蓝


如果你还是对颜色不感冒,这里有小工具可以帮助你:


Adobe Kuler(color.adobe.com)是在线色彩工具的典范。有数千个出色的预置色彩模板可供选择,你也可以利用这款既先进又好用的工具来生成自己的模板。










其他类似的工具还有Piknik(color.aurlien.net),Piknik是地球上最基本的色彩工具之一,只需轻轻移动鼠标去改变颜色,滚动一下改变亮度,然后点击复制数值到粘贴板上,大功告成矣。


做网站的时候,我每天都用它来为颜色选用找感觉,包括它看起来会如何、如果覆盖整个屏幕效果会怎样、做幻灯片用哪个颜色好等等。







0to255(www.0to255.com)也是我的至爱之一,是寻找颜色变化的一款非常震撼的工具。这让它在设计网站的边界和悬浮(hover)效果时表现出色,但你同样可以用它来为PPT的排版或其他要素寻找重点色。







6. 字体 - Fonts


最基本的一条建议是,做PPT请选择不带衬线的字体,例如英文中的Arial或中文里的黑体。


在Word里好看的字体不要用于PPT,反之亦然。一个PPT里最好不要出现三种字体,以及,不要艺术字。















7. 有关图片 - Pictures
非主流、渣像素以及水印,你好,再见!











如果有一组图片,你可以尝试稳重的矩形排版,以及稍微活泼一些的圆形剪裁。





相信我,在某一页插入一张全景图片,你可以收获非凡的逼格!





高清图片全屏显示,再配上一句加框的文字,时尚大片有没有!!







8. 数据可视化 - Graphs


别用Office自带图标配色,如果非要用的话,请改一改。







除了饼状图、折线图、柱形图……你的数据还有更多光彩照人的可能。







如果你在用Office 2013,恭喜你,你已经赢在了起跑线上。
 
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